Cómo funciona Bitauto

1. Visión general

Bitauto es una app para ayudar a planificar un taller automotriz. Contabiliza los días en taller, controla los vehículos que llevan más tiempo y separa la información de los vehículos que están dentro y fuera del taller.

Según el tipo de plan, los datos pueden verse desde una hoja de Google Sheets en un PC u otro dispositivo con conexión a internet. En el Plan Básico también funciona sin conexión y permite usarla sin almacenar datos en la nube.

2. Cómo iniciar sesión

El acceso a Bitauto está protegido y controlado por el administrador del taller:

Para administradores: inician sesión con su cuenta de Google. Al iniciar, se solicita autorizar los permisos de Google Drive y Google Sheets.
- Estos permisos son necesarios para conectar asesores y trabajadores, y escribir en la bitácora de Google Sheets.
- Si NO autoriza los permisos, el sistema lo enviará al Plan Básico, donde no podrá registrar asesores ni trabajadores ni acceder a Google Sheets.
Para asesores: solo pueden acceder si el administrador los ha registrado previamente con su correo de Google. Al iniciar sesión, también deben autorizar los permisos de Google Drive y Google Sheets.
- Estos permisos son necesarios para conectarse a los datos del taller administrado por el admin.
- Si NO autoriza los permisos, no habrá conexión con los datos del taller y no podrá acceder a las órdenes y información compartida.
Para trabajadores: solo pueden acceder si el administrador los ha registrado previamente con su correo de Google. Al iniciar sesión, acceden con la cuenta registrada y no deben autorizar permisos adicionales de Google Drive o Sheets para ver los datos del taller.

Cambiar de plan: el administrador puede cambiar entre el Plan Básico y Plan Pro en cualquier momento desde el menú del taller, sección ADMINISTRAR CUENTA.

3. Tipos de plan

La aplicación ofrece dos planes con características distintas:

Plan Básico: solo para un usuario. No hay datos en la nube, por lo que si el celular se pierde, también se pierde toda la información almacenada.
Plan Pro: para talleres con varios usuarios, sincroniza datos en Firebase y Google Sheets, y agrega gestión de roles. Además, incluye informes de trabajadores, tipos de cliente e historial de órdenes.

En el Plan Pro, los datos sensibles del cliente se conservan localmente y solo se envían a Google Sheets si el usuario lo autoriza explícitamente; estos datos no se almacenan en Firebase.

4. Menú del administrador

El administrador dispone de un panel completo para gestionar el taller:

Usuarios: registra asesores y trabajadores indicando su correo de Google. Una vez registrados, ellos pueden iniciar sesión en la app con esa cuenta. El admin también puede dar de baja a usuarios.
Catálogos: tipos de cliente, estados de reparación y servicios disponibles.
Órdenes: ver, editar y filtrar órdenes de trabajo.
Informes: acceder a estadísticas y enviar resúmenes a Google Sheets.

5. Registro de datos maestros

Antes de operar, el taller puede registrar información clave para mantener el flujo organizado:

Trabajadores: técnicos del taller con su especialidad y disponibilidad.
Asesores: responsables de atención al cliente y creación de órdenes.
Tipos de cliente: particular, aseguradora, flota, interno o cualquier otra categoría que use el taller.
Estados de reparación: por ejemplo, recepción, diagnóstico, en espera de repuestos, en reparación, fuera del taller, entrega pendiente, terminado.

6. Registrar una orden

Registrar una orden es el paso principal para iniciar el trabajo:

Selecciona cliente, vehículo y asesor responsable.
Describe el servicio requerido, observaciones y partes necesarias.
Asigna el estado inicial y, si aplica, una fecha de entrega estimada.

7. Editar una orden

Las órdenes pueden modificarse en cualquier momento para actualizar datos:

Cambiar estado de reparación.
Agregar o quitar servicios y repuestos.
Modificar asignaciones de trabajador o asesor.
Actualizar notas de seguimiento y fechas de entrega.

8. Cotización particular

La cotización particular es una vista de posibles ingresos para el taller que aún no están confirmados. Está diseñada para no perder ningún dato del taller ni alterar lo que ya está registrado en las órdenes activas.

Permite guardar presupuestos y opciones de servicio por separado, de modo que el taller pueda preservar su información oficial mientras evalúa alternativas con el cliente.

9. Módulo Margarita

El módulo “Margarita” está pensado para el seguimiento visual y la comunicación con el cliente:

Registro fotográfico del vehículo en diferentes etapas.
Envío de actualizaciones por WhatsApp usando el número del cliente.
Control de la trazabilidad del servicio.

10. Planificador

El planificador ayuda a organizar el taller con prioridad de tareas y fechas de entrega:

Agenda órdenes según urgencia y capacidad de los técnicos.
Visualiza la carga de trabajo diaria y semanal.
Coordina pruebas, entregas y tiempos de espera.

11. Fuera del taller

Este estado está diseñado para los vehículos que están fuera del taller y pendientes de ingresar a reparar. Se usa para mantenerlos separados y no mezclar sus datos con los del taller en curso.

12. Entregas pendientes

Las órdenes en entrega pendiente son aquellas que están listas para el cliente pero requieren alguna acción final, como cobro, revisión final o autorización del cliente.

La app muestra estas órdenes por separado para que el taller no pierda ninguna entrega importante.

13. Informes

Los informes permiten medir el desempeño del taller y tomar decisiones informadas:

Informe de órdenes terminadas y tiempos de reparación.
Informe de ingresos por tipo de cliente o servicio.
Informe por trabajador que muestra la cantidad de vehículos asignados.
Respaldo en Google Sheets para análisis externo.